Myarkevia : la connexion au coffre-fort numérique !

Conçue par le groupe Cegedim, l’application Arkevia a pour but l’enregistrement de documents professionnels. Il s’agit d’un coffre-fort numérique sécurisé qui consiste à préserver vos factures, vos diplômes, vos bulletins de salaire tout comme vos pièces d’identité. Ces informations sont protégées et vous seul y aviez droit d’accès.  Que faire pour accéder à Arkevia ? Découvrez dans les lignes à suivre ce qu’il faut savoir.

Myarkevia : comment ça marche ?

Myarkevia propose un mode de fonctionnement sur deux volets. Le premier est dédié à l’employé et le second à l’employeur.

Le fonctionnement pour l’employé

À l’instant où l’ouvrier reçoit un document en provenance de son responsable, une notification automatique lui est signalée par message électronique.  Ce message électronique lui notifie la présence d’un document en attente de lecture dans le coffre-fort numérique. 

L’employé est libre de mettre en place un répertoire pour structurer au choix ses données. Si ce dernier souhaite recevoir les informations en version papier, il devra faire une requête dans les 30 jours suivant son arrivée dans l’entreprise. Toutefois, les informations sont stockées numériquement par défaut. 

Le fonctionnement pour l’entreprise

Les documents peuvent être envoyés dans le coffre-fort électronique par la société et peuvent être partagés aux employés quand le besoin se présente. Il importe de savoir que le coffre-fort numérique Arkevia est très sécurisé. En plus de cela, les employés doivent être informés que les bulletins de paye sont enregistrés sous forme numérique ou papier. Une autorisation provenant des employés n’est pas utile, ils doivent juste être au courant de l’information.

Accéder à son compte Myarkevia

Accéder à Arkevia demande à ce que vous déteniez un compte.  Faites votre inscription en appuyant sur la touche <s’inscrire> présente sur la page d’accueil du site d’Arkevia. Ensuite, procédez au remplissage du formulaire en écrivant votre nom et prénom, tout en définissant un nom d’utilisateur et un mot de passe. Ainsi, après l’enregistrement, vous pouvez vous connecter à Myarkevia et bénéficier des privilèges du coffre-fort numérique.

Difficulté pour accéder à Myarkevia

S’il vous arrivait d’oublier votre mot de passe, pas besoin de s’affoler. Il existe des astuces faciles. Vous pouvez en appuyant sur << mot de passe oublié >> changer le mot de passe au travers d’un mail envoyé. Cependant, vous pouvez notifier le numéro SIREN et l’adresse mail si vous ne détenez pas votre mot de passe. 

Par conséquent, si en essayant il vous est difficile de vous connecter à Myarkevia, vous pouvez contacter le service d’assistance. Des guides sont mis à disposition pour assister les abonnés afin qu’ils recouvrent vite leurs comptes.  

Les atouts de Myarkevia

La dématérialisation des fichiers est aujourd’hui monnaie courante pour réduire l’usage de papier et maximiser du temps dans le transfert d’informations. Ce faisant, les logiciels de gestion d’entreprise ont une réussite considérable de nos jours. Les entreprises avec la croissance numérique mettent de plus en plus un coffre-fort à disposition des employés.                     

À part la face écologique, le coffre-fort numérique exhibe un nombre considérable d’avantages à ne pas négliger.  Primo, il préserve des vols et disparitions en sauvegardant et en protégeant les catégories de données stockées. En plus de cela, si la société n’est plus opérationnelle, le coffre-fort reste accessible et bien gardé.

Secundo, Myarkevia assure un archivage à valeur probante. Ceci veut dire que les données stockées ont la même conformité que les manuscrits en matière juridique. Les signatures numériques ont ainsi une valeur inchangée. Tertio, le coffre-fort numérique facilite la réception des bulletins de paie en PDF et signés. Les documentations complémentaires sont bien sûr envoyées. Mieux, les bulletins de paye peuvent être sauvegardés durant une cinquantaine d’années.

Synthèse sur les possibilités du coffre-fort numérique pour une organisation et ses collaborateurs

Tout en étant d’un avantage pour les employés à divers niveaux, le coffre-fort numérique est aussi important pour la société. Elle réduit tout d’abord les coûts de distribution, d’où une baisse considérable de budget lié aux impressions et aux envois. Les mécanismes des Ressources humaines connaissent une optimisation et la communication avec les employés devient plus fluide et rapide. 

La société jouit d’une meilleure image en faisant usage de ce genre d’outil. Sa DRH donne ainsi une image très moderne et efficace. L’expérience des salariés se voit également plus optimisée.

Pour le responsable d’entreprise

  • Nul besoin d’impression de bulletins de salaire ;
  • Plus de soucis à se faire pour des deadlines et des imprévus postaux ;
  • Plus besoin d’effort pour le partage des bulletins de salaire ;
  • Les demandes de bulletins de salaire égarés par les employés sont totalement éliminées, car tous les documents sont accessibles partout et en tout temps grâce aux ordinateurs et outils intelligents (smartphone ou tablette) ;
  • Sécurisez le transfert des bulletins de salaire, selon les normes et règlementations légales ;
  • La fidélisation des employés par la fiabilité d’un système qui leur permet de mieux gérer leur documentation et leurs informations personnelles ;
  • Le coffre-fort est un outil de sauvegarde contre la perte, le vol, les incendies et aussi les dysfonctionnements que peut subir l’ordinateur.

Dans le cas des employés

  • Ils disposent d’un coffre-fort qui leur facilite l’exercice des tâches administratives ;
  • Plus besoin de conserver leurs documents physiques ;
  • L’arrangement par ordre des données qui rend plus facile la fouille de documents ;
  • Un accès en temps réel à toutes documentations grâce aux outils technologiques modernes ;
  • Le coffre-fort est un système de protection contre la disparition, le vol, les incendies et aussi la défaillance d’ordinateur ;  
  • Les informations existeront toujours, même si les employés changent de société.

Protection de vos informations.

Les informations et les documents conservés sont domiciliés dans un Cloud souverain. Un contrôle régulier des coffres-forts est réalisé par des institutions indépendantes et ils disposent d’une certification AFNOR NF203CCFN assurant la conformité à la norme NF Z42-020.

Le principe de secret gardé est assuré

Nul n’est autorisé à avoir accès à vos informations et elles ne sont transmises à personne. Vos informations de connexion sont chiffrées en boucle pour faciliter leur sécurisation.

La préservation de l’intégrité de vos fichiers

Les fichiers sont sauvegardés dans leur contexte original et ceci à vie. Non dégradables, vos données certifiées demeurent accessibles à tout moment.

Enfin, Myarkevia est un outil de gestion nécessaire pour toute entreprise désireuse de moderniser la qualité de ses services et le rendement de ses employés. Les avantages d’un tel outil sont nombreux, que ce soit pour l’employeur que pour l’employé.

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